Hwd tech
learning

Как написать email о стажировке

Так, чтобы его заметили, открыли, прочитали, запомнили и дали ответ.
12-12-2018
IT-стажировка, обучение
Время чтения: 7 минут
Кто должен «писать первым»?
«Безумно хочу работать в этой компании, но она не размещает вакансии и не приглашает на стажировку!» — распространенная проблема. Часто на этом этапе соискатель сдается: «не буду навязываться — это всех бесит» или же «а как я туда попаду, ведь не ищут же».

Сколько бы ни твердили, что это страшные заблуждения — они продолжают процветать. Вместо введения к нашему материалу, мы хотим сказать две вещи: во-первых, разумная настойчивость в желании получить работу никого не бесит, скорее — импонирует.

А во-вторых — у каждой компании в открытом доступе есть электронная почта. С нее и начнем «штурм». Как сделать так, чтобы ваше письмо заметили, прочитали и не оставили без ответа — об этом сегодня пойдет речь.
Создаем почтовый ящик
«У меня уже есть!» — ответит нам счастливый обладатель почты, которая называется DarthVader42@list.ru или, к примеру, rainbowunicornandсookies@yandex.ru. Мы за вас рады! Поверьте, мы ничего не имеем против единорогов, радуги и Дарта Вейдера — и ваш потенциальный работодатель, скорее всего, тоже. Но все-таки придется создавать новый почтовый ящик.

Желательно, чтобы в его названии была отсылка к вашим имени и фамилии. Например, petr.ivchenko@gmail.com или a.ivanova@gmail.com. Неважно, какие будут знаки препинания и будете ли вы использовать полное имя или инициалы. Главное, чтобы фигурировали ваши имя и фамилия.

Почему? Дело не в этикете или чем-то подобном. Просто люди, которые занимаются обработкой писем от кандидатов, получают их очень и очень много. Они просто могут не вспомнить ваш адрес и не найти письмо, даже если оно заинтересовало. И, скорее всего, долго утруждать себя поисками не будут. Кроме того, в сложном email-адресе легко сделать ошибку и долгожданный ответ уйдет в никуда.
Какой почтовый клиент выбрать?
В предыдущем блоке мы не случайно использовали для «хороших» примеров gmail.com. Если говорить о переписке в IT-среде, почтовый клиент Google — действительно самый подходящий вариант. Опять же, дело не в том, что остальные системы чем-то плохи или не так воспринимаются работодателем, нет. Просто у gmail.com есть ряд дополнительных удобных сервисов, например, Google Docs, с помощью которого можно просматривать документы и т. д. Вполне возможно, что у работодателя будет тестовое задание, также составленное на Google Docs, и чтобы его открыть, все равно придется заводить аккаунт на gmail. Кроме того, это попросту наиболее распространенный почтовый клиент в IT-среде.
Отправитель, тема письма, предзаголовок
Поговорим о том, что увидит получатель вашего письма. Заполнять ли поле «Отправитель»? Опционально. Если заполнять — то в нем также укажите ваши имя и фамилию, чтобы уж точно невозможно было перепутать.
«Тема письма» должна четко обозначать вашу цель. Например, «Ищу место для прохождения производственной практики» или же «Хочу пройти производственную практику у вас» (во втором случае мы усиливаем эффект).
Хорошо, если заголовок сразу даст понять, о чем ваше письмо. Например, «Резюме (вакансия JavaScript разработчик)» или «Студент, очень хочу к вам на стажировку». Можно также завуалировать то действие, которое требуется от адресата, чтобы побудить его к ответной реакции. К примеру, «Как попасть на стажировку в вашу компанию?» — вопрос, который мотивирует ответить.

Помните, заголовок не должен быть длинным! Не стоит пытаться в нем сразу поздороваться, рассказать как вас зовут и где вы учитесь, а также аргументировать свое желание попасть на стажировку. Согласно исследованиям, чаще всего открывают и читают письма с заголовком длиной 4−15 символов, а заголовки длинее 51 символа — реже всего.

Предзаголовок (или прехедер) — это фрагмент письма, который виден адресату еще до открытия. Как правило, это самое начало текста: приветствие, представление, суть вопроса. Стоит обратить внимание на то, что именно увидит там получатель. Например: «Меня зовут Петр Иванов, я студент 4 курса ФИТиКС ОмГТУ. Ищу стажировку…».
Кое-что о копиях
Их лучше избегать. Очень неловкая ситуация возникает, когда человек пишет «Я страшно хочу работать только в вашей компании», а это письмо копиями разослано целому списку из ста адресатов.

Понятно, что кандидат пишет не только в одну организацию и, в общем-то, никто не строит иллюзий на эту тему. Но акцентировать на этом внимание — дурной тон.

Совсем другое дело, когда из организации вам ответили и в копии стоят еще несколько адресов той же компании. В этом случае смело нажимайте «Ответить всем» (или «Reply all»). Так вы не только облегчите коммуникацию, но и продемонстрируете умение обращаться с почтой.
Стоит ли прикреплять файлы?
Спойлер: НЕТ!
Если можно избежать вложений — лучше избежать.

Если же без прикрепленных файлов никак не обойтись, лучше всего конвертировать их в формат .pdf. Он гораздо удобнее, чем, например, .docx или .odt, ведь вы не знаете, в какой среде работает адресат — возможно у него на компьютере эти форматы вообще не читаются.

А .pdf открывается во всех браузерах, во всех операционных системах, поэтому смело используйте его.

Архивы лучше не отправлять, если вас об этом прямо не попросили. Тогда стоит заранее уточнить, какой формат использовать. По умолчанию стандартным архивом считается .zip, а .rar практически не используется. Разумеется, никаких .exe и исполняемых файлов вкладывать не нужно — в этом случае ваше письмо может вообще не дойти до адресата из-за антивируса.

Общее правило для всех прикрепленных файлов — они не должны быть слишком большими. Если ваше письмо будут открывать с мобильного устройства или в зоне слабого интернета, есть риск, что его не смогут прочесть.
Портфолио
Как вы уже поняли, прикреплять отдельный файл с портфолио не надо. Если речь идет о вакансии разработчика, лучше описать свои умения в теле письма или же оформить на сайте и прикрепить ссылку.
Если хотите показать свой код, также лучше дать ссылку на GitHub, GitLab или какой-либо другой репозиторий (в основном, в ходу первые два). Во-первых, это удобно. А во-вторых, вы продемонстрируете работодателю, что знаете, что такое системы контроля версий и умеете ими пользоваться, по крайней мере, смогли залить туда свой исходный код.
Резюме
Если вы студент и материала для полноценного резюме пока не набирается — ничего страшного. Достаточно описать свои навыки в теле письма. О том, как это сделать, читайте ниже.
Если же очень хочется все-таки прикрепить резюме, его можно оформить на специализированном сайте, например, на hh.ru, и прикрепить ссылку. Это будет полезно, так как резюме увидят и другие потенциальные работодатели. Кроме того, вы вновь продемонстрируете серьезность своих намерений: если у человека есть резюме на подобном сайте — значит он действительно собирается работать.
Что писать в письме?
Переходим к тексту письма.
Представьтесь
Это кажется очевидным, но порой соискатели попросту забывают написать свое имя и фамилию. Поверьте, сложно оценивать работу человека, которого зовут неизвестно как!
ТТХ
После представления лучше сразу написать, где вы учитесь/учились — это сразу даст необходимые представления о вашем уровне знаний. Как минимум, укажите вуз/колледж, факультет и курс (плюс год окончания, если вы уже выпустились).
Что вы хотите?
Далее — сразу к делу. Например, «В данный момент я ищу компанию, где бы я мог пройти производственную практику/ищу компанию, где бы я мог пройти стажировку и начать работать». Если вы ищете потенциальное место работы, нужно обозначить свои намерения сразу, чтобы не было обманутых ожиданий и у вас, и у работодателя.
В следующем абзаце нужно немного рассказать о своих навыках. Здесь обязательно следует упомянуть о знании английского языка (или его отсутствии). Обозначьте уровень, если посещаете курсы — не скрывайте этого. Если ваш уровень оставляет желать лучшего, опишите, как работаете над его повышением.
Опыт
Опишите свой опыт в программировании. Если у вас есть проекты, которые можно продемонстрировать (это могут быть просто лабораторные работы — тоже хороший вариант), смело давайте ссылки на GitHub, GitLab, где можно с ними познакомиться.
Выделяйте основную мысль!
Основную мысль каждого абзаца можно выделить жирным шрифтом — по одному предложению в каждом. Это нужно для того, чтобы получатель мог сэкономить время и прочитать только выделенные предложения. Например: «Я ищу стажировку с последующим трудоустройством», «Я писал все лабораторные работы сам», «У меня разговорный уровень английского». Если человек заинтересуется, он прочитает все подробности.
Пишите кратко и по существу
А еще избегайте излишней вычурности и фамильярности. Если хочется сойти за «своего парня» или удивить всех своим необычным способом мышления, лучше сделайте это потом — когда вас уже приняли на стажировку.
Важно! Не забудьте про подпись. Это еще один стандарт переписки — в конце письма должна быть подпись. Структура такая: «С наилучшими пожеланиями,» — ФИО — контактные данные. Укажите телефон, email, мессенджеры — все, что угодно, чтобы с вами легко было связаться.
Когда можно интересоваться, получили ли мое письмо?
Если письмо было только что отправлено, то не стоит тут же перезванивать и спрашивать: «Здравствуйте! Тут я вам отправил письмо! Вы получили?». Почта традиционно считается медленным способом коммуникации, в отличие от мессенджеров и телефона. Как правило, на электронную почту отвечают в течение суток. То есть, если вы отправили письмо, то в ближайшие сутки точно не стоит интересоваться его судьбой, нужно подождать.
Что делать, если нет ответа?!
Если сутки прошли, а на письмо так никто и не ответил, то можно послать второе. Это стоит делать спустя сутки-двое после отправки первого.
В повторном письме нужно максимально вежливо сообщить, что уже отправляли одно: «Здравствуйте, я писал/обращался в вашу компанию ранее, возможно мое письмо не дошло, на всякий случай я его продублирую. Надеюсь на ваш ответ».
Это корректно и подчеркивает, что обстоятельства бывают разные, а ваше послание действительно могло потеряться.
В том, что вы напишете второй раз нет ничего страшного. Не бойтесь негативной реакции: гневный ответ на повторное письмо — признак непрофессионализма, связываться с такой компанией не стоит.
Сказать по правде, вы можете написать и в третий раз! Повторить свое письмо через 2 дня, а потом — через неделю. Это тоже нормально. Более того, иногда настойчивость импонирует: видно, что человек не просто так пишет, а готов добиваться своей цели. Опять же, если это вызывает негатив со стороны работодателя — вам точно не надо в эту компанию, потому что ничего особенного в повторных письмах нет.
Но! Больше трех писем писать не надо. Это уже перебор.
Если и после третьего раза вам не ответили, не спешите принимать это на свой счет. Возможно, на той стороне монитора человек, который регулярно забывает отвечать на письма. Быть может, много работы — и про вас просто забыли или еще не успели прочитать письмо.
Помните! Если вам не ответили, это не значит, что вы плохой кандидат. Просто так сложились обстоятельства.
Как делать никогда не надо
Потому что не надо никогда!
Делимся парой советов из книги «Новые правила деловой переписки» (авторы — Максим Ильяхов и Людмила Сарычева).

— Никогда не отправляйте письмо без темы. Его никто не станет читать, а если прочитает, то потом никогда не найдет.

— Пользуйтесь стандартными приветствиями. «Здравствуйте!» или «Добрый день!» устраивают всех. А вот «Доброго времени суток» не покидает топ ненавистных словосочетаний.
— Ни в коем случае не упрекайте читателя в том, что он не прочел ваше предыдущее письмо. Что делать, если вам не ответили, мы уже рассказали. Но не стоит никогда писать так: «ПИШУ ПОВТОРНО!» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили!!!». Помните про нейтральные конструкции, например, «Возможно, мое письмо не дошло».

— Авторы не рекомендуют раздавать «благодарности» авансом, например, «Заранее спасибо» — считается, что это скрытая манипуляция: мол, ты еще ничего не сделал, а тебя уже благодарят — это нервирует.

— Помните про ошибки и опечатки! Стоит проверить текст письма на грамотность с помощью специальных сервисов. Даже если вы «не филолог, а крутой программист», письмо с ошибками никого не впечатлит, а может и оттолкнуть.
Продолжение следует
Задавайте вопросы! Мы, в свою очередь, планируем продолжить данный цикл статей и рассказать как можно больше о том, как писать резюме, как попасть на стажировку, чему учиться самостоятельно и многое другое.
Раз в месяц мы делаем рассылку с анонсом новых кейсов и статей, опубликованных на сайте.
Подпишитесь на обновления.
Гарантируем - никакого спама. Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой в отношении обработки персональных данных.