Particle1Particle2Particle3Particle4Particle5
HWdTech / Блог /

Daily reports в IT:

зачем внедрять

и как упростить

Говорим о нашем видении того, почему daily reports крайне важны именно в IT, что они дают заказчику и разработчику и как упростить процесс создания отчетов

10 Февраля 2020
#HWdTech #it # quality # useful tips

Reading time: 5 min

Как мы уже неоднократно писали, в нашу компанию HWdTech подавляющее большинство сотрудников попадает через стажировку. Почитать о том, как это происходит можно здесь, здесь и здесь.
Одна из важных задач, которые мы ставим перед собой и решаем в процессе обучения стажеров – это помощь им «влиться» в рабочую систему, дисциплинировать и организовать себя для того, чтобы плавно перейти от разгульной студенческой жизни к нормальному рабочему графику.

Важным инструментом в данном случае являются ежедневные отчеты или daily reports. Daily Report отправляется по электронной почте в конце каждого рабочего дня и отражает текущий статус по задачам, над которыми работал отправитель отчета. Мы также используем тайм-трекер и дэйли-митинги, но об этих формах отчетности мы поговорим в других материалах.

Зачем нужны ежедневные отчеты

Поверьте, не только – и не столько! – для стажеров, сколько для заказчиков. Это возможность продемонстрировать им снова (снова и снова) прозрачность нашей работы и дать возможность при минимальных усилиях быть максимально осведомленным о ходе выполнения задач.
«Зачем писать отчет? У вас ведь есть система управления проектами - там эта информация и так отражена!», - могут возразить нам потенциальные коллеги или стажеры. Но не все так просто.
Во-первых, как показывает практика, не каждый заказчик (и не каждый день) помнит про систему управления проектами. А все отчеты ежедневно приходят ему на электронную почту. Даже если клиент их не читает, он не может их полностью игнорировать.
Во-вторых, daily report гораздо проще для восприятия, чем информация из системы управления проектами, которой нужно еще уметь пользоваться. Не каждый наш заказчик профессионал в IT-сфере, зато каждый человек хочет понимать, за что он платит деньги.
В-третьих, как мы уже говорили, отчеты обеспечивают прозрачность работы, а система управления проектами – нет (или, как минимум, не в полной мере – за счет того, что может быть непонятна заказчику). Тем временем, прозрачность очень важна – она залог доверия со стороны клиента. Важно! Отчет составляется на том же языке, на котором ведется остальная переписка по проекту.
В-четвертых, чем больше участников работает над проектом, тем сложнее разобраться, кто чем занимается, и чья работа от чего зависит. Отчеты помогают лучше структурировать процесс разработки, своевременно выявлять препятствия, находить зависимости в работе разных специалистов.
QUOTE
«В первую очередь, нужно помнить вот о чем. Хотя заказчик заплатил нам деньги за проект и теоретически в нем заинтересован, на практике у него может быть множество других дел. И, к сожалению, на проекте неизбежно будут проблемы, если заказчик вообще не уделяет ему внимания. Проект – это очень сложная конструкция, нельзя одной фразой «сделайте хорошо» описать всю работу по нему, кроме того, видение в процессе может меняться. Поэтому, любой успешный проект включает в себя активное участие клиента. Когда каждый день ему на электронную почту, приходит письмо с напоминанием о том, что есть мы и мы что-то делаем, он волей-неволей заметит, отреагирует и выскажет свое мнение. Плюс, очень важны ежедневные отчеты для цивилизованного решения сложных ситуаций, если возникают какие-то проблемы и недопонимания. В них отражены все этапы работы над проектом и очень легко ориентироваться в этом потоке»,
- Яков Лило, технический директор «Hello World! Technologies».

Наши требования к оформлению отчетов

Важно, чтобы составление daily report’а не отнимало много времени, также как и его прочтение и в нем содержалась только информация «по существу», иначе из инструмента он может превратиться в формальность. Единственное замечание здесь вот какое: если заказчик просит внести изменения в отчет – пожелания заказчика важнее внутренних правил.

Тема письма

Тема письма составляется по шаблону: [Наименование проекта]: Daily Report YYYY-MM-DD
Наименование проекта должно быть одинаковым для всех, кто работает на этом проекте. Оно добавляется в тему письма, чтобы при необходимости, можно было найти интересующий отчет, настроить фильтры и т.д. Формат даты YYYY-MM-DD выбран для того, чтобы все отчеты можно было отсортировать в хронологическом порядке.
Например:
Для проекта с названием «Проект 23» заголовок ежедневного отчета за 20 февраля 2019 года будет выглядеть так:
Проект 23: Daily Report 2019-02-20

Содержание письма

Отчет должен позволять его читателю понять следующие вещи:
1. Что делал отправитель отчета в данный день и каков статус этих задач.
Этот пункт называется «Произведена работа». Здесь мы перечисляем наименования задач и их актуальный статус. Вероятнее всего, в работе применяется какая-либо система управления проектами (например, Jira или TikTokCoach) – номера и наименования задач, а также их статус лучше брать оттуда. При этом название каждой задачи лучше оформлять как гиперссылку, чтобы получатель отчета мог легко перейти по ней и открыть ее в трекере.
2. Есть ли у разработчика какие-нибудь вопросы, которые блокируют (или могут блокировать) дальнейшую работу.
Вопросы можно писать в произвольной форме.
3. Над какими задачами отправитель планирует работать в следующий раз.
Здесь мы пишем «Планирую работать над:» - и далее перечисляем наименование задач без статусов. Требования к оформлению те же, что и в пункте 1.
4. Когда разработчик планирует продолжить работу над проектом.
Формулировка для примера здесь простая – «Буду в следующий раз:». При этом «буду» - означает буду доступен/буду онлайн/буду в офисе. Но так или иначе, буду работать и на связи. Здесь необходимо указать дату и время начала и окончания работы. Важно помнить, что клиент может находиться в другом часовом поясе. Для удобства время всегда указывается именно по часовому поясу заказчика, при этом делается пометка, например, стандартное (GMT+3) для Москвы или (GMT-5) для Нью-Йорка. Можно заменить этот пункт на сводный файл с рабочим временем всех членов проектной команды.

Пример содержания отчета

1. Произведена работа:
3201 Интеграция API и react-компонентов Закрыта 3196 Реакт компонент, который отображает одну страницу карточек В работе
2. Вопросы:
По завершению текущий итерации нам нужно будет куда-то задеплоить сделанные задачи, но мы пока не определились с ресурсом, где будем разворачивать наше окружение.
3.Планирую работать над:
3214 Добавление новой страницы карточек
4. Буду в следующий раз:
2019-02-21 с 07:00 до 16:00 (время московское)

Тот же отчет, но in English, please:

1. Worked on issues:
3201 API intergation Closed 3196 Card react component In progress
2. Questions:
Do you have a design for the next issues?
3. Going to work on:
3214 New card for the page
4. Going to work next time on:
2020-01-27 10:00 - 16:00 (UTC+3)

Получатели отчета

Отчет отправляется всем членам команды и заинтересованным лицам проекта. Идеально, если список получателей представлен список рассылки, куда включены все заинтересованные лица. Если же такого нет, то адресатом указывать представителя Заказчика, который отвечает за приемку результатов проекта, а всех остальных ставить в копию.

Если вы хотите упростить процесс отправки ежедневных отчетов

Это рекомендации не только для наших читателей, но и для наших коллег. Для удобства создания daily report’ов можно воспользоваться функцией Google по созданию шаблонов писем. Здесь мы приводим официальные рекомендации о том, как это сделать.

Как включить функцию «Шаблоны ответов»

- В Gmail нажмите на значок настроек «Настройки» затем выберите «Настройки»; - В верхней части страницы нажмите «Расширенные»; - В разделе «Шаблоны ответов» выберите «Включить»; - В нижней части страницы нажмите «Сохранить изменения»;

Как создать новый или изменить существующий шаблон ответа

- Откройте Gmail и нажмите «Написать»; - В открывшемся окне введите текст шаблона. Обратите внимание! Выше мы не зря привели пример того, как составляется ежедневный отчет. Если удалить из него конкретные задачи и замечания, у вас получится уже готовый шаблон; - Нажмите на значок «Еще», а затем выберите «Шаблоны ответов»;
Выберите один из вариантов: Чтобы создать шаблон ответа, нажмите «Сохранить черновик как шаблон», а затем «Сохранить как новый шаблон». Чтобы изменить существующий шаблон ответа, нажмите «Сохранить черновик как шаблон», а затем в разделе «Перезаписать шаблон» выберите шаблон и нажмите «Сохранить». Чтобы отправить сообщение, создайте его и нажмите «Отправить».

Как вставить шаблон ответа:

- Откройте Gmail и нажмите «Написать»; - Нажмите на значок «Еще», затем выберите «Шаблоны ответов»; - Чтобы вставить шаблон ответа, в разделе «Вставить шаблон» выберите сохраненный шаблон; - Закончите сообщение и нажмите Отправить.
Более подробную информацию вы можете найти по ссылке.

QUOTE
«Я сам в своей практике использую ежедневные отчеты. Для меня это, в первую очередь, инструмент самоконтроля. Себя достаточно просто убедить в том, что ты всегда работаешь с одинаковой продуктивностью, но на самом деле это не так. Когда ты пишешь daily reports, у тебя есть возможность каждый вечер анализировать прошедший рабочий день и понимать, что ты реально успел, сделать выводы. Возможно, это натолкнет на мысль, что надо меняться, оптимизировать свое рабочее время, более четко планировать свой день и так далее»,
- Яков Лило, технический директор «Hello World! Technologies».
Читайте также

Наши статьи!

Спросите нас

Мы ответим в течение суток

* - обязательное поле

Нажимая на эту кнопку, вы соглашаетесь с обработкой ваших персональных данных и принимаете нашу политику обработки конфиденциальных данных