hwdtech blog
Daily reports в IT:
зачем внедрять и как упростить
Говорим о нашем видении того, почему daily reports крайне важны именно в IT, что они дают заказчику и разработчику и как упростить процесс создания отчетов.
12-02-2020
daily reports, отчеты, HWdTech
Время чтения: 5 минут
Как мы уже неоднократно писали, в нашу компанию HWdTech подавляющее большинство сотрудников попадает после прохождения стажировки. Почитать о том, как это происходит можно здесь, здесь и здесь. Одна из важных задач, которые мы решаем в процессе обучения стажеров – это помощь им «влиться» в рабочую систему, дисциплинировать и организовать себя для того, чтобы плавно перейти от разгульной студенческой жизни к нормальному рабочему графику.
Одним из инструментов в данном случае являются ежедневные отчеты или daily reports. Daily Report отправляется по электронной почте в конце каждого рабочего дня и отражает текущий статус по задачам, над которыми работал отправитель отчета. Мы также используем тайм-трекер и дэйли-митинги, но об этих формах отчетности мы поговорим в других материалах.
Зачем нужны ежедневные отчеты
Поверьте, не только – и не столько! – для стажеров, сколько для заказчиков. Это возможность продемонстрировать им снова (снова и снова) прозрачность нашей работы и дать возможность при минимальных усилиях быть максимально осведомленным о ходе выполнения задач.

«Зачем писать отчет? У вас ведь есть система управления проектами - там эта информация и так отражена!», - могут возразить нам потенциальные коллеги или стажеры. Но не все так просто.
Во-первых, как показывает практика, не каждый заказчик (и не каждый день) помнит про систему управления проектами. А все отчеты ежедневно приходят ему на электронную почту. Даже если клиент их не читает, он не может их полностью игнорировать.
Во-вторых, daily report гораздо проще для восприятия, чем информация из системы управления проектами, которой нужно еще уметь пользоваться. Не каждый наш заказчик профессионал в IT-сфере, зато каждый человек хочет понимать, за что он платит деньги.
В-третьих, как мы уже говорили, отчеты обеспечивают прозрачность работы, а система управления проектами – нет (или, как минимум, не в полной мере – за счет того, что может быть непонятна заказчику). Тем временем, прозрачность очень важна – она залог доверия со стороны клиента. Важно! Отчет составляется на том же языке, на котором ведется остальная переписка по проекту.
В-четвертых, чем больше участников работает над проектом, тем сложнее разобраться, кто чем занимается, и чья работа от чего зависит. Отчеты помогают лучше структурировать процесс разработки, своевременно выявлять препятствия, находить зависимости в работе разных специалистов.
Яков Лило, технический директор «Hello World! Technologies»:

«В первую очередь, нужно помнить вот о чем. Хотя заказчик заплатил нам деньги за проект и теоретически в нем заинтересован, на практике у него может быть множество других дел. И, к сожалению, на проекте неизбежно будут проблемы, если заказчик вообще не уделяет ему внимания. Проект – это очень сложная конструкция, нельзя одной фразой «сделайте хорошо» описать всю работу по нему, кроме того, видение в процессе может меняться. Поэтому, любой успешный проект включает в себя активное участие клиента. Когда каждый день ему на электронную почту, приходит письмо с напоминанием о том, что есть мы и мы что-то делаем, он волей-неволей заметит, отреагирует и выскажет свое мнение. Плюс, очень важны ежедневные отчеты для цивилизованного решения сложных ситуаций, если возникают какие-то проблемы и недопонимания. В них отражены все этапы работы над проектом и очень легко ориентироваться в этом потоке».
Наши требования к оформлению отчетов
Важно, чтобы составление daily report'а не отнимало много времени, также как и его прочтение и в нем содержалась только информация «по существу», иначе из инструмента он может превратиться в формальность. Единственное замечание здесь вот какое: если заказчик просит внести изменения в отчет – пожелания заказчика важнее внутренних правил.
Тема письма

Тема письма составляется по шаблону:

[Наименование проекта]: Daily Report YYYY-MM-DD

Наименование проекта должно быть одинаковым для всех, кто работает на этом проекте. Оно добавляется в тему письма, чтобы при необходимости, можно было найти интересующий отчет, настроить фильтры и т.д. Формат даты YYYY-MM-DD выбран для того, чтобы все отчеты можно было отсортировать в хронологическом порядке.

Например:

Для проекта с названием «Проект 23» заголовок ежедневного отчета за 20 февраля 2019 года будет выглядеть так:

Проект 23: Daily Report 2019-02-20

Содержание письма

Отчет должен позволять его читателю понять следующие вещи:

1. Что делал отправитель отчета в данный день и каков статус этих задач.

Этот пункт называется «Произведена работа». Здесь мы перечисляем наименования задач и их актуальный статус. Вероятнее всего, в работе применяется какая-либо система управления проектами (например, Jira или TikTokCoach) – номера и наименования задач, а также их статус лучше брать оттуда. При этом название каждой задачи лучше оформлять как гиперссылку, чтобы получатель отчета мог легко перейти по ней и открыть ее в трекере.

2. Есть ли у разработчика какие-нибудь вопросы, которые блокируют (или могут блокировать) дальнейшую работу.

Вопросы можно писать в произвольной форме.

3. Над какими задачами отправитель планирует работать в следующий раз.

Здесь мы пишем «Планирую работать над:» - и далее перечисляем наименование задач без статусов. Требования к оформлению те же, что и в пункте 1.

4. Когда разработчик планирует продолжить работу над проектом.

Формулировка для примера здесь простая – «Буду в следующий раз:». При этом «буду» - означает буду доступен/буду онлайн/буду в офисе. Но так или иначе, буду работать и на связи. Здесь необходимо указать дату и время начала и окончания работы. Важно помнить, что клиент может находиться в другом часовом поясе. Для удобства время всегда указывается именно по часовому поясу заказчика, при этом делается пометка, например, стандартное (GMT+3) для Москвы или (GMT-5) для Нью-Йорка.

Можно заменить этот пункт на сводный файл с рабочим временем всех членов проектной команды.
Пример содержания отчета
1. Произведена работа:

3201 Интеграция API и react-компонентов Закрыта
3196 Реакт компонент, который отображает одну страницу карточек В работе

2. Вопросы:

По завершению текущий итерации нам нужно будет куда-то задеплоить сделанные задачи, но мы пока не определились с ресурсом, где будем разворачивать наше окружение.

3.Планирую работать над:

3214 Добавление новой страницы карточек

4. Буду в следующий раз:

2019-02-21 с 07:00 до 16:00 (время московское)
Отчет на английском языке
1. Worked on issues:

3201 API intergation Closed

3196 Card react component In progress

2. Questions:

Do you have a design for the next issues?

3. Going to work on:

3214 New card for the page

4. Going to work next time on:

2020-01-27 10:00 - 16:00 (UTC+3)
Получатели отчета
Отчет отправляется всем членам команды и заинтересованным лицам проекта. Идеально, если список получателей представлен список рассылки, куда включены все заинтересованные лица. Если же такого нет, то адресатом указывать представителя Заказчика, который отвечает за приемку результатов проекта, а всех остальных ставить в копию.
Если вы хотите упростить процесс отправки ежедневных отчетов
Это рекомендации не только для наших читателей, но и для наших коллег. Для удобства создания daily report'ов можно воспользоваться функцией Google по созданию шаблонов писем. Здесь мы приводим официальные рекомендации о том, как это сделать.
Как включить функцию «Шаблоны ответов»

- В Gmail нажмите на значок настроек «Настройки» затем выберите «Настройки»;

- В верхней части страницы нажмите «Расширенные»;

- В разделе «Шаблоны ответов» выберите «Включить»;

- В нижней части страницы нажмите «Сохранить изменения»;

Как создать новый или изменить существующий шаблон ответа

- Откройте Gmail и нажмите «Написать»;

- В открывшемся окне введите текст шаблона. Обратите внимание! Выше мы не зря привели пример того, как составляется ежедневный отчет. Если удалить из него конкретные задачи и замечания, у вас получится уже готовый шаблон;

- Нажмите на значок «Еще», а затем выберите «Шаблоны ответов»;

Выберите один из вариантов:

Чтобы создать шаблон ответа, нажмите «Сохранить черновик как шаблон», а затем «Сохранить как новый шаблон».

Чтобы изменить существующий шаблон ответа, нажмите «Сохранить черновик как шаблон», а затем в разделе «Перезаписать шаблон» выберите шаблон и нажмите «Сохранить».

Чтобы отправить сообщение, создайте его и нажмите «Отправить».

Как вставить шаблон ответа:

- Откройте Gmail и нажмите «Написать»;

- Нажмите на значок «Еще», затем выберите «Шаблоны ответов»;

- Чтобы вставить шаблон ответа, в разделе «Вставить шаблон» выберите сохраненный шаблон;

- Закончите сообщение и нажмите «Отправить».

Более подробную информацию вы можете найти по ссылке: https://support.google.com/a/users/answer/9308990?hl=ru
Яков Лило, технический директор «Hello World! Technologies»:

«Я сам в своей практике использую ежедневные отчеты. Для меня это, в первую очередь, инструмент самоконтроля. Себя достаточно просто убедить в том, что ты всегда работаешь с одинаковой продуктивностью, но на самом деле это не так. Когда ты пишешь daily reports, у тебя есть возможность каждый вечер анализировать прошедший рабочий день и понимать, что ты реально успел, сделать выводы. Возможно, это натолкнет на мысль, что надо меняться, оптимизировать свое рабочее время, более четко планировать свой день и так далее».
Раз в месяц мы делаем рассылку с анонсом новых кейсов и статей, опубликованных на сайте.
Подпишитесь на обновления.
Гарантируем - никакого спама. Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой в отношении обработки персональных данных.