Автоматизация бизнес-процессов при изготовлении рекламы

Экономия 2 млн. рублей в год на изготовлении рекламных макетов в издательском холдинге, за счет интеграции приложений с Photoshop, Illustrator

Как все начиналось?


В 2012 году к нам обратился издательский холдинг, который владеет интернет-порталом и несколькими печатными изданиями со следующей задачей: необходимо свести к минимуму количество претензий клиентов из-за ошибок в рекламных материалах, опубликованных в изданиях холдинга.

Прямые потери составляли порядка 400 тыс. рублей в год. Сумма небольшая по меркам издательства, но клиент рассматривал эту задачу как пилотный проект, чтобы рассмотреть нас в качестве потенциального разработчика новой версии интернет-портала. Задача была выбрана, в первую очередь, из-за того, что легко посчитать экономический эффект от внедрения разработанного решения.
Проблема
Компания считала, что основная причина - ошибки дизайнеров во время изготовления макетов
Бизнес-процесс нашего клиента
Продавец
Менеджер по продажам договаривается с клиентом о размещении рекламы в изданиях холдинга, собирает с него пожелания и отдает заявку на изготовление макета в отдел дизайна
Дизайнер
Менеджер по продажам оформляет заявку на листе бумаге и передает заявку на изготовление макета в отдел дизайна. Руководитель отдела заносит заявку в веб-приложение и распределяет ее на одного из дизайнеров.
Верстальщик
Когда подходит время для верстки номера издания, верстальщик расставляет готовые макеты по страницам.
Бухгалтер
После выхода номера бухгалтерия считает все опубликованные материалы, сравнивает со сведениями, которые подают менеджеры по продажам и выставляет счет своим клиентам за оказанные услуги.
Процесс в цифрах
30
дизайнеров
3K+/нед.
макетов
2/нед.
претензии рекламодателей

1

Изучение работы отдела дизайна

Для погружения в суть задачи мы начали с интервью дизайнеров, верстальщиков и руководителя подразделения, затем понаблюдали за работой дизайнеров. После этого потребовалось сделать фотографию рабочего дня дизайнера.
Пошаговый алгоритм разработки макета
Найти макет
Если необходимо внести изменения в существующий макет, то дизайнер сначала находит макет на сетевом диске.
Редактор векторной графики
Макет открывается в редакторе векторной графики. Вносятся необходимые правки.
Сохранение на диске
Макет в векторном формате сохраняется на диске, затем конвертируется в растровый формат и сохраняется на диске в той же папке.
Редактор растровой графики
Макет открывается в редакторе растровой графики. Это операция необходима, чтобы убедиться в качестве получаемого изображения и при необходимости внести правки.
Сохранение на диске
Сохраняем макет в редакторе растровой графики.
Печать макета
Дизайнер забирает напечатанный макет и еще раз проверяет результат. При необходимости повторяет все шаги заново.
Находка №1
В компании хранится более 100 тысяч макетов в весьма разветвленной структуре папок.
Находка №2
5 минут занимают операции чтения/записи на диск на каждый макет (или 250 часов в неделю).
Находка №3
У макета может быть несколько версий. Все версии нумеруются. Имена файлов с версиями одного макета отличаются незначительно.

3 вида ошибок

Системные ошибки, которые заложены в схему работы отдела дизайна
1
На шаге 1 дизайнер за основу может выбать не ту версию макета.
Например, есть макеты на зеленом и красном фоне. Взяли в работу на красном, а надо было на зеленом. Ошибка происходит из-за того, что содержимое макета дизайнер не знает и выбирает макет только на основании его номера, а номера разных версий одного макета отличаются только одну-две цифры — дизайнер перепутал номера макета.
2
На шаге 5 дизайнер может сохранить макет не в ту папку
Верстальщик тоже работает с номерами макетов. Если сохранить макет не в нужную папку, то верстальщик ничего не узнает об этом и при верстке поставит в номер старую версию макета, которая осталась без изменений.
3
Верстальщик выбирает неверный макет
Верстальщик вручную выбирает каждый макет на диске, поэтому как и дизайнер может выбрать не ту версию макета или, вообще, выбрать неправильный макет.

Решение

Исключить любые ручные операции чтения/записи на диск
Менеджер по продажам
Уведомление на почту о готовности макета со ссылкой, по которой можно посмотреть растровую версию макета. Для клиента - возможность увидеть все свои макеты в личном кабинете.
Дизайнер
Приложение, которое через COM-интерфейсы Adobe'бовских приложений и Corel Draw, будет само загружать и сохранять макеты в нужных папках. Дизайнеру необходимо лишь нажимать на кнопку, чтобы подтвердить, что очередной этап обработки макета закончен. Приложение было интегрировано с внутренней системой клиента.
Верстальщик
Написан скрипт, который сам находит макеты и расставляет на соответствующие страницы. Верстальщику остается только расставить макеты на свои места внутри каждой страницы.

2

Сбор обратной связи

Изучаем эффект от внедрения наших решений через интервью пользователей наших приложений и изучение метрик.
Мы:
Как повлияло внедрение скрипта на верстку?
Верстка:
Просто здорово. Время верстки одного издания сократилось в 2 раза (с 4 до 2 часов). Теперь мы можем не засиживаться до часу ночи и уходить домой по-раньше.
Мы:
Как повлияло новое приложение на Вашу работу?
Дизайн:
Если приложение работает, то, в принципе, удобно. Но дело в том, что оно то не может открыть файл, то не сохраняет на диск.
Мы:
Пробовали показывать готовые макеты клиентам?
Менеджеры:
Часть менеджеров сказала, что удобно, а часть менеджеров наотрез отказалась пользоваться новыми возможностями, ссылаясь на большую свою нагрузку - времени хватает только на заполнение заявок, но не на согласование.
Находка №1
СOM компоненты от Adobe для интеграции с Photoshop и Illustrator, с помощью которых мы автоматизировали операции чтения/записи на диск, содержат ошибки, которые не исправляются компанией Adobe годами. У нас возникло ощущение, что, кроме нас, вообще, мало кто так работает с Photoshop и Illustartor.
Находка №2
В компании, которая может позволить себе промышленную систему хранения данных, сетевой диск - это простой жесткий диск, для которого написан "на коленке" скрипт, который копирует все обновленные файлы на еще один диск - "резервную копию". Этот скрипт блокирует файл, так что, если попытаться переписать в этот момент файл, то это не получится сделать. Проблема существовала и раньше, собственно, это одна из причин, почему в печать попадали неправильные макеты. Сейчас она лишь усугубилась, так как все операции стали проходить быстрее и конфликты стали возникать чаще, при этом Adobe'ские компоненты не сообщают об ошибке записи.
Находка №3
Анализ клиентов отказавшихся менеджеров по продажам выявил еще одну причину. Некоторые менеджеры по продажам брали предоплату с клиентов наличными, ставили макет в номер, а потом сообщали, что клиент не хочет оплачивать рекламу, так как в ней, например, указан неправильный номер телефона или неверный фон. Поскольку клиентов было много, а суммы за один макет не очень большие, то никто не обзванивал клиентов и не пытался выяснить причину неплатежей, тем более, что это было делом обычным.

Решение

Добиться стабильности работы приложения
Менеджер по продажам
Тех менеджеров по продажам, кто были пойманы за руку, уволили. С остальными провели беседу.
Добавили контроль - кто, когда и сколько раз по ссылке открывал макет.
Дизайнер
Поскольку ошибки были в компонентах самого производителя дизайнерских программ, то в свое приложение добавили дополнительные проверки того, что операция, которую требовалось выполнить, завершена, а если нет, то повторяли операцию еще раз.

3

Анализ результатов

Считаем финансовый результат от внедрения наших решений
1
Конфликты из-за ошибок прекратились - 400 тыс. руб. в год
За год после внедрения приложения была всего 1 конфликтная ситуация, связанная с тем, что менеджер неправильно понял клиента, а потом не согласовал макет.
2
Высвобождено 5 ставок дизайнеров - 125 тыс. руб. в месяц
Операции чтения/записи диск занимали 5 минут на макет. Что составляло 250 рабочих часов в неделю при средней загрузке в 3000 макетов в неделю. 250 рабочих часов - это 6,25 ставок на полный рабочий день. В результате автоматизации удалось высвободить 5 ставок.
3
Время верстки сокращено в 2 раза - 20 тыс. руб в месяц
По договору с типографией макеты номеров необходимо сдавать к определенному времени. Опоздания грозят штрафами. Чтобы избежать штрафов привлекали знакомых фрилансеров на почасовой основе. На оплату их работы уходило до 20 тыс. рублей в месяц. После внедрения скрипта, который автоматически расставляет все макеты по станицам, удалось отказаться от услуг фрилансеров.
4
Нечитстые на руку менеджеры по продажам - ?
Здесь не удалось оценить ущерб, который понесла компания от их действий, так как это был только один способ как не вносить в кассу компании деньги.

Подводим итоги

Сравним вложения компании и экономический эффект, который был получен
Затраты
В ценах 2012 года проект стоил 300 тыс. рублей, а время разработки - 2 месяца
Экономический эффект
Только за один год компания смогла сэкономить более
2 млн. рублей.